Ingevolge artikel 32 van de Verordening Accountantsorganisaties (VAO) dient Van Soest Accountants en Belastingadviseurs te beschikken over een Klokkenluidersregeling. Art. 32 VAO luidt:

1.      De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar werkzame of aan haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie.

2.      De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst.

1. Definities

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

  1. Het kantoor: Van Soest Accountants en Belastingadviseurs;
  2. De melder: degene die al dan niet in dienst is van het kantoor;
  3. Directie: de dagelijkse leiding van het kantoor;
  4. Externe Compliance Officer: de door de directie aangestelde externe persoon om als zodanig voor het kantoor te functioneren;
  5. Een vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot het kantoor, onder meer in verband met:
  • Een (dreigend) strafbaar feit;
  • Een (dreigende) schending van wet- en regelgeving;
  • Een (dreigende) schending van interne procedures en regelgeving
  • Een (dreiging van) bewust onjuist of onrechtmatig informeren van belanghebbenden Een (dreiging van het) bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten of andere feiten die ons kantoor schade kunnen opleveren.

2. Procedure

Artikel 2

Een vermoeden van een onregelmatigheid dient per e-mail (meldingen@vansoestaccountants.nl) te worden gemeld bij de directie van ons kantoor.

  1. Indien (het vermoeden bestaat dat) de directie bij een onregelmatigheid is betrokken, dient een e-mail ( externe-Co@novigoaa.nl) aan de externe Compliance Officer te worden verzonden. In dit geval voert hij de navolgende procedures verder uit.
  2. Na binnenkomst van de melding wordt deze (inclusief datum van binnenkomst) vastgelegd. Afhankelijk van de melding stelt de directie de (externe) Compliance Officer onverwijld op de hoogte van de melding.
  3. Indien dit mogelijk is wordt aan de melder een ontvangstbevestiging verzonden;
  4. Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid door de directie ingesteld.
  5. De melder die het vermoeden van een onregelmatigheid meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van de onregelmatigheid is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de directie en / of Compliance Officer wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten het kantoor. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de melder niet worden genoemd en ook overigens de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de melder voor zover mogelijk gewaarborgd is.
  6. Binnen een periode van vijf werkdagen vanaf het moment van de melding wordt de melder door de directie en / of compliance officer schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een onregelmatigheid (dan wel omtrent een verlengingstermijn voor behandeling). Daarbij wordt aangegeven óf, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid.

3. Rechtsbescherming

Artikel 3

De melder die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een onregelmatigheid heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden daarvan.

4. Inwerkingtreding

Artikel 4

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2009.